Hoe organiseer je een festivalbruiloft met overnachting?
Bijgewerkt op
Kort antwoord
Een festivalbruiloft met overnachting organiseer je rond één veld waar alles samenkomt: de ceremonie, eten, muziek en een tentendorp waar de gasten blijven slapen. Regel eerst een locatie waar tenten mogen staan, daarna de tenten, catering, muziek en toiletten. Reken op 2 gasten per tent. Een belltent van Honeybell kost vanaf € 175, met bed, linnen en licht € 295.
- Per tent
- 2 gasten, hooguit 4
- Belltent
- vanaf € 175
- Uiterlijk uitchecken
- 12:00 de dag erna
Een festivalbruiloft voelt als een weekend met vrienden en familie: lang aan tafel, dansen in het gras en samen wakker worden. Het tentendorp maakt dat mogelijk, want niemand hoeft na het feest nog naar huis. Hieronder lees je hoe je het aanpakt, van de eerste keuzes tot de ochtend erna.
Wat is een festivalbruiloft?
Een festivalbruiloft is een bruiloft in de sfeer van een festival: buiten, ontspannen, met eten en muziek op het veld en gasten die blijven slapen. In plaats van een zaal met een vast programma loopt de dag vanzelf van de ceremonie naar de borrel, het eten en de dansvloer, vaak op één terrein.
- Een ceremonie in het gras of onder een oude boom.
- Eten van een buffet, een barbecue of een paar foodtrucks.
- Muziek van een band of een dj, met een dansvloer op het veld.
- Plekken om bij te praten, met kleden, kussens en een bar.
- Een tentendorp waar iedereen na het feest kan blijven slapen.
Wat het een festival maakt, is de vrijheid: gasten lopen rond, schuiven aan waar ze willen en hoeven niet op de klok te letten. Die vrijheid werkt pas echt als niemand na afloop nog hoeft te rijden.
Het tentendorp is het hart
Het tentendorp maakt van een feest een weekend: gasten slapen tussen vrienden en familie en worden samen wakker. Dit zijn de ideeën die wij zelf het mooist vinden.
- Niemand hoeft na het feest nog te rijden, ook de BOB niet, de gast die normaal nuchter blijft om iedereen thuis te brengen.
- Overnachten in festivalstijl, met vrienden en familie om je heen in plaats van verspreid over hotels.
- De volgende ochtend samen ontbijten of brunchen, verzorgd door de cateraar.
- Een klein cadeautje in elke tent: een flesje water, iets tegen de kater, een chocolaatje of een persoonlijk briefje.
- Elke tent net iets anders ingericht, zodat iedere gast een eigen plek heeft.
Wij leveren de belltenten, bouwen ze op, stylen ze en ruimen alles de dag erna weer op. Elke tent is 5 meter breed en ruim 3 meter hoog, van dik, waterdicht canvas. Hoe je die ideeën uitwerkt, lees je bij ideeën voor een buitenbruiloft met overnachting.
De planning, van de eerste keuze tot de ochtend erna
Begin bij de locatie, want daar hangt alles van af; daarna volgt de rest ongeveer in deze volgorde.
- Eerst de datum en de plek: een veld, boerenerf of grote tuin waar tenten mogen staan, met toestemming van de eigenaar en, als dat nodig is, van de gemeente.
- Daarna de tenten: met een optie staat jullie datum 2 weken in potlood, en met de getekende offerte en 25% aanbetaling is hij definitief.
- Dan de rest van het veld: catering voor het feest en het ontbijt, muziek, toiletten en douches, en een plek om te parkeren.
- Met de uitnodiging: vraag wie er blijft slapen en wie bij wie in de tent wil.
- Uiterlijk 14 dagen voor de datum: de eindfactuur, met de borg, is betaald.
- De dag zelf: wij bouwen op de dag ervoor of in de ochtend, en vanaf 12:00 staan de tenten voor jullie klaar.
- De ochtend erna: ontbijt of brunch, uitchecken uiterlijk om 12:00, en daarna breken wij af.
Reserveer de tenten zodra jullie datum en locatie vaststaan, want het trouwseizoen loopt snel vol. Meer daarover lees je bij hoe ver van tevoren je belltenten reserveert.
Hoeveel tenten heb je nodig?
Tel de gasten die blijven slapen en reken met 2 per tent; dan slaapt iedereen comfortabel. Met 4 in één tent past het ook, maar dan wordt het gezellig: prima voor vrienden die er een festival van maken, minder fijn voor wie goed wil uitrusten.
Een voorbeeld: blijven er 30 gasten slapen, dan zijn dat 15 tenten, plus een bruidssuite voor jullie zelf. Het aantal op de getekende offerte is het minimum; bijboeken kan zolang er op jullie datum nog tenten vrij zijn. Meer rekenhulp vind je bij hoeveel belltenten heb je nodig.
Wat kosten de tenten voor een festivalbruiloft?
Een belltent kost € 175 per tent; met bed, linnen en licht (Slaapklaar) is dat € 295, en helemaal ingericht met styling (Helemaal af) € 412,50.
| Pakket | Wat erin zit | Per tent | 15 tenten |
|---|---|---|---|
| Alleen de tent | Zelf inrichten | € 175 | € 2.625 |
| Slaapklaar | Bed, linnen en licht | € 295 | € 4.425 |
| Helemaal af | Met styling en al | € 412,50 | € 6.187,50 |
Transport en op- en afbouw rekenen we per locatie; dat staat apart in de offerte. Per tent komt er een borg van € 75 bij, die je na afloop terugkrijgt als er niets beschadigd is. Willen jullie de bruidssuite anders inrichten dan de tenten van de gasten, zet dat dan bij je wens of vraag in de aanvraag. Meer over de prijzen lees je bij wat een belltent huren kost.
Wie regelt wat op een festivalbruiloft?
Jullie regelen de plek, het eten, de muziek en de toiletten, en wij zorgen voor het tentendorp. Zo ziet de verdeling er meestal uit.
| Onderdeel | Wie regelt het | Tip |
|---|---|---|
| Plek en toestemming | Jullie | Vraag eigenaar en gemeente op tijd |
| Tentendorp | Honeybell | Kies een plek met stroom in de buurt |
| Stroom | Jullie of de locatie | Bij elke tent, voor het licht |
| Eten en drinken | De cateraar | Spreek het ontbijt meteen mee af |
| Muziek | Jullie, met een band of dj | Spreek een eindtijd af met de locatie |
| Toiletten en douches | De locatie, of een wagen via ons | Ook voor de nacht en de ochtend |
| Parkeren | De locatie | Auto's blijven tot de ochtend staan |
| Cadeautje in de tent | Jullie | Water, chocola en een briefje |
| Slecht weer | Samen | Een droge plek voor eten en dansen |
Wat mag niet in het tentendorp?
In en rond de tenten zijn open vuur en vuurwerk niet toegestaan, en in de tenten wordt niet gerookt; zo blijft het dorp veilig voor iedereen.
Ook kaarsen en gaskachels vallen onder open vuur. Roken of vapen in een tent kost een boete vanaf € 150, en confetti en bloemblaadjes in de tent rekenen we door, omdat wij die moeten opruimen. Voor licht in het donker kies je het lichtsnoer van 15 meter, voor € 15 per tent, of een stormlamp, voor € 7,50.
Wanneer past een festivalbruiloft niet bij jullie?
Als jullie gasten liever een hotelkamer met eigen badkamer hebben, of de locatie geen tenten of stroom toestaat, kies dan een andere opzet.
Een tent is geen hotelkamer: je loopt 's nachts over het gras naar het toilet, en 's ochtends word je wakker van de vogels en van je buren in de volgende tent. Voor festivalgasten hoort dat erbij, maar niet iedereen vindt het fijn. Een mengvorm kan ook: vrienden in het tentendorp, en wie dat liever heeft in een hotel in de buurt. Lees ook belltent of hotel voor je trouwgasten en een bruiloft met overnachting zonder hotel.
Zo doen we het bij Honeybell
Wij zorgen voor het tentendorp: we leveren de belltenten, bouwen ze op, richten ze in met bedden, licht en styling naar keuze, en ruimen alles de dag erna weer op. De prijzen per tent staan hierboven, en in het offerteformulier zie je meteen een richtprijs voor jullie aantal. Vertel ons gerust over jullie plannen, ook als nog niet alles vaststaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt een festivalbruiloft met overnachting?
- Meestal van de middag tot de volgende ochtend: ceremonie, eten en feest op de eerste dag, en een ontbijt of brunch op de tweede. Onze tenten zijn beschikbaar van 12:00 op de trouwdag tot 12:00 de dag erna. Willen jullie een heel weekend, vraag dan in je aanvraag naar meer nachten.
- Blijven de tenten droog als het regent?
- Ja. De belltenten zijn van dik, waterdicht canvas en staan stevig verankerd met stalen haringen. Zorg wel voor een droge plek voor het eten en de dansvloer, zoals een grote tent of een schuur. Bij storm overleggen we vooraf over een veilige opstelling.
- Moeten gasten zelf beddengoed meenemen?
- Dat hangt af van wat jullie kiezen. Met Slaapklaar staan er in elke tent bedden met linnen: lakens, een tweepersoons dekbed en kussens, opgemaakt bij aankomst. Kiezen jullie Alleen de tent, dan nemen de gasten zelf iets om op te slapen en beddengoed mee.
- Wat als er minder gasten blijven slapen dan gedacht?
- Na de getekende offerte en de aanbetaling van 25% kun je het aantal tenten niet meer verlagen; bijboeken kan wel, zolang er tenten vrij zijn. Vraag daarom eerst wie zeker blijft en boek op dat aantal. Hoe eerder je extra tenten doorgeeft, hoe groter de kans dat ze er nog zijn.
- Wat kost annuleren?
- Annuleren kan tot 2 maanden voor de datum; de aanbetaling krijg je dan niet terug. Daarna betaal je een deel van de totale waarde: 50% binnen 2 maanden, oplopend tot 100% binnen 2 weken. Annuleren geldt pas na onze schriftelijke bevestiging, en we raden een annuleringsverzekering aan. Meer lees je bij belltenten annuleren.
- Kan het tentendorp ook op een camping of festivalterrein?
- Ja, als de eigenaar toestemming geeft en het terrein geschikt is: stroom bij elke tent, een ondergrond waar stalen haringen in kunnen en een weg voor onze bakwagen, waar nodig met rijplaten. Die toestemming regelen jullie zelf. Wat een locatie verder nodig heeft, lees je bij wat je nodig hebt op de trouwlocatie.
- Hoe zorgen we dat gasten goed slapen na het feest?
- Kies voor de tenten een plek uit de buurt van de muziek, zodat wie vroeg naar bed gaat niet de hele nacht de bas hoort. In de tent helpt een topper van 9 cm, voor € 15 per tent, voor wie het extra zacht wil. En oordopjes in het welkomstcadeautje zijn nooit verkeerd.
- Waar laten gasten hun waardevolle spullen?
- Liever niet in de tent: spullen in de tent zijn op eigen risico, ook bij diefstal of verlies. Spreek met de locatie een afsluitbare plek af voor tassen, sleutels en cadeaus, en vertel gasten vooraf waar die is.