Hoe ziet het draaiboek van een bruiloft met overnachting eruit?
Bijgewerkt op
Kort antwoord
Het draaiboek begint zodra jullie datum en locatie vastliggen, met een optie, de offerte en de aanbetaling. De eindfactuur is 14 dagen voor de bruiloft betaald. Wij bouwen op de dag ervoor of in de ochtend op, vanaf 12:00 zijn de tenten van jullie en gasten checken de volgende dag uiterlijk 12:00 uit. Daarna breken wij af en komt de borg terug.
- Tenten klaar
- Trouwdag, 12:00
- Uitchecken
- Dag erna, voor 12:00
- Eindfactuur
- 14 dagen vooraf
Een bruiloft met overnachting heeft twee draaiboeken die door elkaar lopen: dat van jullie en de locatie, met de ceremonie, het diner en het feest, en dat van de tenten. Dit is het tweede. De tijden van de ceremonie, het diner en het feest zijn van jullie en de locatie; hier staat wat er rond de tenten gebeurt, van de optie tot de borg.
Het draaiboek in één tabel
Het draaiboek loopt van de eerste aanvraag tot het terugstorten van de borg. In de tabel staat per moment wat er gebeurt en wie het doet. De uren van de ceremonie, het diner en het feest staan er bewust niet in: die zijn van jullie en de locatie.
| Wanneer | Wat | Wie |
|---|---|---|
| Zodra datum en locatie vastliggen | Optie: de datum staat 2 weken in potlood | Jullie vragen aan, wij houden de datum vast |
| Daarna | Offerte tekenen en 25% aanbetalen | Jullie |
| De weken ervoor | Afspraken over plek, stroom, toilet, ontbijt en gasten | Jullie, met de locatie en de cateraar |
| Uiterlijk 14 dagen vooraf | Eindfactuur met borg betaald | Jullie |
| De dag ervoor of de ochtend zelf | Opbouw en inrichting van de tenten | Wij, met iemand van jullie erbij |
| Trouwdag, 12:00 | De tenten zijn van jullie | Jullie en de gasten |
| De avond en de nacht | Feest, daarna naar de eigen tent | Jullie, de locatie en de gasten |
| De ochtend erna | Ontbijt of brunch en inpakken | Cateraar of locatie, de gasten |
| Dag erna, uiterlijk 12:00 | Uitchecken, tenten leeg en schoon | De gasten |
| Daarna | Afbouw en opruimen | Wij |
| Binnen ongeveer 14 werkdagen | Borg terug als niets beschadigd is | Wij |
Wat staat vast en wat bepalen jullie zelf?
Vast staan de tijden van de tenten en de betaling, de rest bepalen jullie met de locatie en de cateraar. Zo ligt het:
- Vast: de tenten staan om 12:00 op de trouwdag klaar, gasten checken de dag erna uiterlijk 12:00 uit en de eindfactuur is 14 dagen voor de bruiloft betaald.
- In overleg met ons: de tijd van de opbouw, de dag ervoor of de ochtend zelf, en vanaf wanneer het veld vrij is.
- Van jullie en de locatie: de ceremonie, het diner, het feest en het einde van de avond.
- Van jullie en de cateraar of de locatie: het ontbijt of de brunch, voor het uitchecken of erna.
Zet de vaste tijden op één blad en deel dat met de locatie en de cateraar, dan werkt iedereen met dezelfde uren.
De weken ervoor: optie, offerte en afspraken
Het draaiboek begint zodra jullie datum en locatie weten, met een optie: dan staat de datum 2 weken in potlood. Meldt zich een ander voor dezelfde datum, dan hebben jullie 48 uur om te beslissen. Daarna teken je de offerte en betaal je 25% aan; dan is de boeking definitief.
In de weken daarna stem je af met de locatie, de cateraar en de gasten:
- Hoeveel gasten blijven slapen en met wie ze een tent delen. Het aantal tenten op de offerte is het minimum; bijboeken kan zolang er tenten vrij zijn.
- Waar de tenten komen te staan en wie bij de opbouw is. Zorg dat die persoon bereikbaar is.
- Of er stroom is bij elke tent en of het toilet ’s nachts open is.
- Hoe laat het ontbijt of de brunch is, en waar.
- Wat je de gasten laat weten: in welke tent ze slapen, wat er klaarstaat, wat niet mag en dat ze uiterlijk om 12:00 uitchecken.
Uiterlijk 14 dagen voor de bruiloft betaal je de eindfactuur, met daarop de borg van € 75 per tent. Hoe reserveren en betalen precies lopen, staat bij hoe ver van tevoren je belltenten reserveert.
De dag ervoor of de ochtend zelf: de opbouw
Wij bouwen de tenten op de dag voor de bruiloft op of in de ochtend van de trouwdag, en richten ze in. Wat het wordt, hangt af van wanneer het veld vrij is: de dag ervoor geeft de meeste rust, de ochtend zelf kan als de locatie eerder niet beschikbaar is. Op de trouwdag staan de tenten in beide gevallen om 12:00 klaar.
Jullie kiezen de plek en iemand van jullie, of iemand namens jullie, is op de afgesproken tijd bij de opbouw. Die persoon wijst de plekken aan en weet waar leidingen of kabels in de grond liggen. Hoe de opbouw en de afbouw gaan, staat bij opbouw en afbouw van belltenten.
Trouwdag vanaf 12:00: de tenten zijn van jullie
Vanaf 12:00 op de trouwdag zijn de tenten van jullie: gasten kunnen hun tas er neerzetten en zich omkleden, ook als de ceremonie later begint. Spullen in de tent zijn wel op eigen risico.
Wanneer de ceremonie, het diner en het feest beginnen, plannen jullie met de locatie. Zet in jullie eigen draaiboek één regel voor de tenten: vanaf 12:00 mogen gasten hun spullen kwijt. Een kaartje met namen bij elke tent helpt iedereen zijn plek te vinden.
De avond en de nacht: van de dansvloer naar de tent
Na het feest lopen de gasten naar hun eigen tent op het veld, en niemand hoeft meer te rijden. Dit loopt die avond en nacht vanzelf of spreek je vooraf af:
- Het licht: met een lichtsnoer van 15 meter hangt er warm licht langs de tentstokken en boven het bed. Daarvoor is stroom bij elke tent nodig. Licht op de weg naar het toilet regel je met de locatie.
- Het toilet: spreek af dat het ’s nachts open is. Heeft de locatie ’s nachts geen toilet, dan kunnen wij een toilet- en douchewagen van een samenwerkende partij laten neerzetten.
- De regels: roken en vapen in de tent mag niet, en vuurwerk en open vuur, ook kaarsen en gaskachels, ook niet in of rond de tenten. Wijs rokers een plek een eind van de tenten aan.
- Een aanspreekpunt: spreek af wie van jullie kant ’s nachts bereikbaar is voor vragen van gasten, bijvoorbeeld waar het toilet is.
- Een klein cadeautje: een flesje water, iets tegen de kater, een chocolaatje of een persoonlijk briefje in elke tent. Leg het klaar op de trouwdag, nadat de tenten staan.
Hoe je toilet, douche en ontbijt regelt, lees je bij ontbijt, toilet en douche bij een tentendorp.
De ochtend erna: ontbijt en uiterlijk 12:00 uitchecken
De ochtend erna begint met het ontbijt en eindigt met het uitchecken, uiterlijk om 12:00. Het ontbijt regel je met de cateraar of de locatie; het zit niet in ons aanbod, maar we werken graag samen met de cateraar van de locatie.
Reken terug vanaf 12:00. Eerst slapen gasten uit, douchen ze en pakken ze in. Daarna ontbijten ze, of ze checken eerst uit en schuiven daarna aan voor een brunch. De tent laten ze schoon en zonder afval achter; confetti en bloemblaadjes in de tent worden in rekening gebracht.
Afbouw en borg: na het uitchecken
Na het uitchecken breken wij de tenten af, de dag na de bruiloft, en nemen we alles mee: de tenten, de bedden en de inrichting.
Is er niets beschadigd, dan storten we de borg van € 75 per tent binnen ongeveer 14 werkdagen terug. Bij schade, breuk, diefstal of vermissing rekenen we de vervangingswaarde. Alle afspraken staan in de algemene voorwaarden.
Zo doen we het bij Honeybell
Wij leveren de tenten, bouwen ze op, richten ze in en ruimen ze weer op, in heel Nederland en Vlaanderen; de rest van het draaiboek, van het diner tot het ontbijt, is van jullie en de locatie. Deel deze pagina gerust met de locatie en de cateraar, zodat iedereen dezelfde tijden heeft. De prijs per tent zie je op de offertepagina, met een richtprijs voor jullie aantal, en een aanvraag is vrijblijvend.
Veelgestelde vragen
- Wie moet er bij de opbouw zijn?
- De huurder, dus een van jullie of iemand namens jullie. Die persoon is op de afgesproken tijd aanwezig, wijst de plekken voor de tenten aan en weet waar leidingen of kabels in de grond liggen. Is er niemand, dan staan wij te wachten en rekenen we wachtkosten, zoals in de algemene voorwaarden staat.
- Hoe laat is het ontbijt de volgende ochtend?
- Dat bepalen jullie met de cateraar of de locatie, want ontbijt hoort niet bij ons aanbod. Reken terug vanaf 12:00: dan moeten de tenten uitgecheckt zijn. Plan het ontbijt dus ruim daarvoor, of een brunch erna voor gasten die eerst hebben ingepakt.
- Kunnen gasten blijven slapen als het feest tot diep in de nacht duurt?
- Ja. De tenten zijn van 12:00 op de trouwdag tot 12:00 de dag erna van jullie, dus een late avond past erin en wie laat naar bed gaat, kan uitslapen tot het uitchecken. Tot hoe laat de muziek mag, spreek je met de locatie af.
- Wanneer betaal je wat?
- De aanbetaling van 25% betaal je bij het tekenen van de offerte, en dan is de boeking definitief. De eindfactuur, met de borg van € 75 per tent, is 14 dagen voor de bruiloft betaald. De borg komt terug binnen ongeveer 14 werkdagen na afloop, als er niets beschadigd is.
- Kunnen we de datum eerst vasthouden en later beslissen?
- Ja, met een optie: die zet de datum 2 weken in potlood. Meldt zich in die tijd een ander voor dezelfde datum, dan hebben jullie 48 uur om te beslissen. Definitief is de boeking pas met de getekende offerte en de aanbetaling.
- Wat als het stormt rond de opbouw?
- Bij storm overleggen we vooraf met jullie en de locatie over een veilige opstelling. Bij extreem weer kunnen we uit veiligheid besluiten niet op te bouwen of de tenten eerder af te breken. Houd daarom een plan B achter de hand, zoals een paar kamers in de buurt voor je gasten.
- Wat leg je klaar in de tenten voor de gasten?
- Een klein cadeautje werkt goed: een flesje water, iets tegen de kater, een chocolaatje of een persoonlijk briefje. Bij Slaapklaar ligt het linnen al klaar: lakens, een tweepersoons dekbed en kussens, opgemaakt bij aankomst. Leg je cadeautje klaar op de trouwdag, als de tenten staan.
- Wie houdt het draaiboek bij op de dag zelf?
- Kies een vriend, familielid of ceremoniemeester als aanspreekpunt, zodat jullie zelf op de dansvloer kunnen staan. Die persoon is bij de opbouw, is ’s nachts bereikbaar voor gasten en let de volgende ochtend op het uitchecken.
- Moeten we bij de offerte al weten hoeveel tenten we nodig hebben?
- Je geeft een aantal door, en het aantal tenten op de getekende offerte is het minimum: minder kan daarna niet, meer wel zolang er tenten vrij zijn. Twijfel je, teken dan voor het aantal waar je zeker van bent. Reken met 2 gasten per tent.
- Kun je het draaiboek delen met de locatie en de cateraar?
- Ja, en dat is slim. Zet de vaste tijden op één blad: de tenten staan om 12:00 op de trouwdag klaar en de gasten checken de dag erna uiterlijk 12:00 uit. De cateraar weet dan dat het ontbijt daarvoor valt, of een brunch erna, en de locatie weet wanneer het veld vrij moet zijn voor de opbouw.